Privacybeleid

Laatst bijgewerkt april 2018

Codix is de partij die verantwoordelijk is voor het verwerken van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In dit beleid wordt uitgelegd op welke wijze Codix (“wij” of “ons”) uw persoonlijke gegevens verzameld, bewaard, gebruikt en tegen misbruik beschermd.

Wanneer u onze website bezoekt, uw bestelling doorgeeft of persoonlijke informatie aan ons verstrekt, stemt u ermee in dat uw informatie wordt verzameld, bewaard, gebruikt en openbaar wordt gemaakt op de wijze die in dit privacybeleid is uitgelegd. Verwijzingen naar 'website' omvatten het volgende: http://www.codix.nl of welke andere site, services (waaronder webservices), software of toepassing dan ook die, of welk ander medium dan ook dat, door Codix wordt beheerd.

U bent niet verplicht om persoonlijke informatie aan ons te verstrekken, maar als u de informatie die we nodig hebben niet verstrekt, kunnen wij u mogelijk niet helpen of kunnen wij uw bestelling mogelijk niet verwerken. Als u het niet eens bent met de procedures die zijn beschreven in dit privacybeleid, wordt u verzocht om ons geen persoonlijke informatie te verstrekken en om interactie met onze website te vermijden.

Dit privacybeleid maakt deel uit van de algemene voorwaarden. U kunt deze vinden door gebruik te maken van de volgende koppeling: https://www.codix.nl/algemene-voorwaarden.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Herzieningen van dit beleid

Het is mogelijk dat we dit beleid van tijd tot tijd herzien wanneer dat nodig mocht blijken. Controleer deze website daarom regelmatig, zodat u op de hoogte blijft van eventuele herzieningen. Als wij van mening zijn dat eventuele substantiële wijzigingen in dit beleid in belangrijke mate op u van invloed zullen zijn, wordt u per e-mail hiervan in kennis gesteld of zal er een kennisgeving worden geplaatst op de homepagina van onze website en zullen we u anderszins informeren, indien dit wordt vereist door de toepasselijke wetgeving op het vlak van gegevensbescherming. U kunt aan de hand van de datum bij laatst bijgewerkt hierboven controleren wanneer dit privacybeleid voor het laatst is herzien.

Als u onze websites blijft gebruiken, een bestelling plaatst of ons verdere persoonlijke informatie verstrekt nadat dit beleid is gewijzigd, wordt verondersteld dat u het herziene beleid hebt geaccepteerd.

Welke informatie verwerken wij?

Wij verzamelen informatie die we nodig hebben om uw bestellingen te verwerken, om u te registreren voor een account of om andere diensten en/of hulp te bieden waar u om hebt gevraagd.

De persoonlijke informatie die we van u verzamelen en bewaren ("informatie"), omvat informatie zoals uw voornaam en achternaam, uw postadres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, de details van uw bestelling, uw IP-adres en uw betaalgegevens. Wanneer u online uw betaling voldoet dan wordt dit verwerkt door paymentprovider Mollie. Wij bewaren in dit geval enkel een transactienummer, maar slaan uw betaalgegevens niet op.

Hoe verzamelen wij informatie?

We verzamelen informatie op verschillende manieren, waaronder wanneer u:

  • een van onze websites bezoekt (waaronder welke toepassing dan ook die door Codix wordt beheerd);
  • zich registreert voor het gebruik van een van de platforms, die worden gebruikt door of namens Codix;
  • een bestelling plaatst voor één van onze diensten;
  • een vraag stuurt aan onze helpdesk of privacymedewerker.

Uw informatie wordt in overeenstemming met dit beleid door ons verzameld, bewaard, gebruikt en bekendgemaakt.

Hoe gebruiken we uw informatie?

We gebruiken uw informatie voor het doel waarvoor deze aan ons is verstrekt, andere gerelateerde doeleinden en zoals volgens de wet is toegestaan of vereist. Dergelijke doeleinden betreffen het volgende:

  • u een e-mail sturen voor het bevestigen van uw bestelling;
  • u in staat stellen om u te registeren op welk platform dan ook dat wordt beheerd door of namens Codix;
  • het verder verwerken van bestellingen die u bij ons doet en/of het daaraan gerelateerde abonnement (bijvoorbeeld het communiceren over de bestelling, het verifiëren en verwerken van uw betaling, periodieke facturen, e.d.);
  • het verlenen van andere hulp, producten en/of diensten waar u om hebt gevraagd;
  • u op de hoogte houden over wijzigingen en/of belangrijke status updates van onze websites en/of diensten;
  • het reageren op eventuele klachten, vragen en feedback;
  • uw gegevens uit onze databases verwijderen;
  • het bewaren van uw bestelling vanwege administratieve verplichtingen;
  • eventuele andere doelen die worden vastgesteld op het moment dat uw informatie wordt verzameld; en om fraude te voorkomen, te voldoen aan welke wettelijke verplichting dan ook of zoals anderszins wettelijk is toegestaan of vereist.

Bekendmaking van informatie aan derde partijen

Waar gepast, kunnen wij onderling en met andere partijen uw informatie uitwisselen:

  • om het doel te bereiken waarvoor de informatie aan ons is verstrekt;
  • met aan ons gelieerde eenheden, leveranciers en derde partijen die aan ons of namens ons diensten leveren (bijvoorbeeld derde partijen die uw online betalingen verwerken, aanbieders van IT-beheer, aanbieders en verwerkers op het gebied van IT en cloudopslag, externe leveranciers die e-maildiensten verzorgen);
  • rechtspersonen waarvoor u ons nadrukkelijk toestemming hebt verleend voor het bekendmaken van uw informatie;
  • welke andere rechtspersoon dan ook waaraan wij anderszins volgens de wet informatie mogen of moeten bekendmaken;
  • als u een bestelling doet via onze website zal de betaling via een creditkaart, pinpas of Ideal worden overgedragen en worden beheerd door een derde partij die betalingsdiensten aanbiedt en die de betaling zal bevestigingen aan Codix door het verstrekken van de transactie-id en de status van de betaling;
  • als uw bestelling een domeinnaam bevat dan zullen wij de registratie gegevens, door u ingevoerd, beschikbaar stellen aan ICANN, SIDN, de registry administrators, en elke andere derde partij, als dit door ICANN, SIDN of toepasbare wetgeving nodig geacht wordt. Een gedeelte, of alle gegevens betrekking hebbende op domeinnaam registraties, zal openlijk ter inzage gesteld worden via zogenoemde whois service, of andere middelen nodig geacht door ICANN, SIDN of toepasbare wetgeving.
  • met enige andere derde partij die aan u is bekendgemaakt op het moment dat uw informatie werd verzameld of nadat uw informatie werd verzameld en op voorwaarde dat aan andere toepasselijke vereisten van de wetgeving op het vlak van gegevensbescherming wordt voldaan.

Betalingsdiensten

Wanneer er bij uw bestelling gekozen wordt om de betaling te verrichten per iDeal of creditcard, maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, uw adres, uw woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer.

Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij bestellingen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Na twaalf maanden minimaliseren en/of anonimiseren wij uw persoonsgegevens zoveel mogelijk, zonder afbreuk te doen aan onze dienstverlening en/of administratieve bewaarplicht.

Toegang, nauwkeurigheid en beveiliging

Wij zullen onze uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de informatie die wij van u verzamelen en bewaren nauwkeurig, compleet en actueel is. We raden u echter aan om ons te informeren over wijzigingen in uw informatie, zodat we over een nauwkeurige, complete en actuele versie van uw informatie kunnen beschikken. U wordt verzocht ons in kennis te stellen als u denkt dat uw informatie moeten worden bijgewerkt of gecorrigeerd.

U kunt op elk gewenst moment om toegang tot uw informatie en om correctie daarvan vragen. Dergelijk verzoeken dienen rechtstreeks aan ons te worden gericht door contact met ons op te nemen (zie de sectie Contact opnemen hierna).

Wij hebben adequate maatregelen getroffen om uw informatie te beschermen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang, aanpassing of bekendmaking. De veiligheidsmaatregelen omvatten firewalls, automatische toegangsregistratie en uitgebreide beveiligingsmaatregelen die zijn getroffen door onze IT-leveranciers.

Geen enkele gegevensbeschermings- of beveiligingsmaatregel is echter geheel veilig en we kunnen de beveiliging van uw informatie dan ook niet garanderen, en dit geldt in het bijzonder bij online overdrachten. U moet ervoor zorgen dat uw informatie wordt beschermd (bijvoorbeeld door het beschermen van uw gebruikersnamen en wachtwoorden) en u moet ons zo snel mogelijk in kennis stellen wanneer u zich bewust wordt van eventuele inbreuken op de beveiliging.

Cookies en vergelijkbare methoden

Wij maken geen gebruik van cookies of analytics.

Koppelingen naar andere sites

Onze website kan koppelingen naar andere websites van derde partijen bevatten. Een koppeling naar een website van een derde partij houdt geen bevestiging in van de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van deze website of de bijbehorende inhoud en iedere verzameling van informatie door een dergelijke website is onderworpen aan het privacybeleid van de desbetreffende website.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren.

Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen via info@codix.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen via info@codix.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen via info@codix.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Codix. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op via info@codix.nl.

Klachtenprocedure

Als u een klacht wilt indienen over een inbreuk op dit beleid of de privacybeginselen van de Wet bescherming persoonsgegevens of de Telecommunicatiewet kunt u deze via de onderstaande contactgegevens indienen bij de contactpersoon voor het privacybeleid van Codix. U moet voldoende details over u klacht verstrekken en eventueel stavende bewijsstukken en/of informatie.

De contactpersoon voor het privacybeleid van Codix zal uw klacht onderzoeken en vaststellen welke maatregelen we zullen treffen om uw klacht te verhelpen. Wij zullen contact met u opnemen als we eventueel aanvullende informatie van u nodig hebben en wij zullen u schriftelijk in kennis stellen van het besluit van de contactpersoon voor het privacybeleid van Codix. Als u niet tevreden bent met het besluit, kunt u contact met ons opnemen om uw bezwaren te bespreken of een klacht indienen bij het Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact met ons opnemen

Als u vragen hebt over dit beleid, kunt u contact opnemen met de contactpersoon voor het privacybeleid van Codix: Piersonstraat 51, 3317 RG Dordrecht, info@codix.nl. Wij zullen dan binnen 30 dagen uw vragen beantwoorden.